Informativa sulla privacy

philini è uno strumento finanziario per freelance e solopreneur italiani, gestito da BlackBear S.r.l. (sede legale: Via Adeodato Ressi 12, 20125 Milan (MI), Italy; P.IVA IT14810280967), titolare del trattamento dei tuoi dati. Questa informativa spiega quali dati philini tratta, perché, chi altro li gestisce e come sono protetti. philini è attualmente in beta e gratuito. I nostri Termini di servizio regolano l’uso del Servizio.

• Dati dell’account: nome e indirizzo email, tramite il nostro provider di autenticazione (Clerk), quando ti registri, accedi o accetti un invito.
• Movimenti e saldi bancari: gli estratti conto e i movimenti che importi o inserisci, con importi, date, controparti, descrizioni e saldi dei conti.
• Fatture: fatture emesse e ricevute, compresi i file FatturaPA (XML, p7m e zip) che carichi. Contengono nomi, codici fiscali, partite IVA e indirizzi dei tuoi clienti e fornitori.
• Documenti caricati: PDF e immagini (ad esempio ricevute e fatture) che carichi, e i campi estratti da essi.
• Profilo fiscale: per ogni entità che configuri, il regime fiscale, la partita IVA, la regione e le impostazioni di deducibilità che scegli.
• Scenari e domande: previsioni, leve, trattative e le domande che poni ad Ask Philini.
• Workspace e appartenenza: nomi dei workspace, membri, ruoli, inviti e un registro delle azioni compiute in un workspace (il registro attività).
• Richieste di accesso anticipato: l’indirizzo email che inserisci nella nostra landing page.
• Dati tecnici: log standard del server e di sicurezza (come indirizzo IP e dettagli della richiesta) conservati dai nostri fornitori di hosting e infrastruttura per far funzionare e proteggere il Servizio.

I dati che importi possono includere informazioni su altre persone, come i tuoi clienti e fornitori. Li trattiamo solo per fornirti il Servizio e resti responsabile di avere il diritto di importarli (vedi i Termini).

Usiamo i tuoi dati per far funzionare philini per l’account e i workspace a cui appartengono: mostrare la tua posizione di cassa, abbinare pagamenti e fatture, categorizzare i movimenti, costruire previsioni e stime fiscali e tenere traccia delle scadenze. Non vendiamo dati personali e non li condividiamo per finalità pubblicitarie. Le nostre basi giuridiche ai sensi del GDPR sono:

• l’esecuzione del contratto con te (fornirti il Servizio a cui ti sei registrato), comprese le funzioni di intelligenza artificiale descritte di seguito;
• il nostro legittimo interesse a mantenere il Servizio sicuro, prevenire abusi e correggere errori;
• l’adempimento di obblighi di legge, ove applicabili;
• il tuo consenso, per eventuali cookie non essenziali (oggi non ne usiamo). Puoi revocarlo in qualsiasi momento.

philini non prende alcuna decisione che ti riguardi con effetti giuridici o analogamente significativi con mezzi automatizzati. Il suo risultato è un insieme di suggerimenti e stime che verifichi tu.

Un workspace può avere più membri. Ogni membro può vedere i dati al suo interno, nei limiti del proprio ruolo (proprietario, admin, membro o visualizzatore). Questo comprende movimenti, fatture, documenti e scenari del workspace, nomi e indirizzi email dei membri e il registro attività.

Se vieni invitato in un workspace, chi lo gestisce vedrà il tuo nome, la tua email e le azioni che compi al suo interno. Non entrare in un workspace i cui membri non dovrebbero vedere i dati che aggiungi. Proprietari e admin decidono chi viene invitato e chi viene rimosso.

philini usa i modelli di intelligenza artificiale di Anthropic, e nessun altro fornitore di IA. Le richieste vanno direttamente dai nostri server all’API di Anthropic. Abbiamo verificato esattamente cosa invia ogni funzione:

• Categorizzazione dei movimenti. Vengono inviati solo i movimenti che le nostre regole non hanno saputo categorizzare, in blocchi. Per ciascuno: controparte, descrizione e causale bancaria, importo, data e tipo di entità (personale, freelance o società). Nomi dei conti, IBAN, saldi e la tua identità non vengono inviati.
• Ask Philini. Il modello riceve un riepilogo, non i tuoi movimenti: la tua domanda, i nomi delle entità, saldi, autonomia di cassa (runway) e relativi fattori, le principali serie ricorrenti, i tuoi clienti principali con i totali, le trattative aperte e le leve esistenti. Propone delle leve e tu le verifichi prima che venga salvato qualsiasi cosa.
• Lettura dei documenti. Solo quando carichi un PDF o un’immagine il cui testo non è leggibile direttamente, il file stesso viene inviato ad Anthropic per leggerne i campi della fattura.
• I file FatturaPA (XML, p7m, zip) sono letti sui nostri server e non vengono mai inviati a un modello di IA.

Mascheramento. Prima dell’invio mascheriamo indirizzi email, IBAN, codici fiscali, numeri di carta e numeri di telefono. Nel testo bancario mascheriamo anche qualsiasi sequenza di otto o più cifre, che copre partite IVA, numeri di conto e riferimenti lunghi. Manteniamo i nomi di aziende ed esercenti, importi e date, perché il modello ne ha bisogno. I nomi che sembrano persone fisiche (ad esempio un bonifico periodico a un familiare) vengono sostituiti prima dell’invio da un’etichetta neutra come “Persona 1” e ricollegati sui nostri server quando torna la risposta. Il riconoscimento è automatico e può non cogliere un nome, ad esempio scritto nel testo libero di una causale bancaria che non compare come controparte. Il tuo controllo. Titolari e amministratori possono disattivare tutte le funzioni di IA di un workspace nelle Impostazioni; quando sono disattivate, nessun dato di quel workspace viene inviato a un modello di IA.

Nessun addestramento. Ai sensi dei termini commerciali di Anthropic, Anthropic non usa input e output della sua API per addestrare i propri modelli. Li conserva per un periodo limitato secondo tali termini, più a lungo solo se i contenuti sono segnalati dai suoi sistemi di sicurezza o se la legge lo richiede.

Il risultato dell’IA può essere errato. Lo verifichi tu e non sostituisce mai una consulenza professionale (vedi i Termini).

Condividiamo dati solo con i fornitori di servizi indicati di seguito, ciascuno dei quali agisce per nostro conto per svolgere la funzione descritta. Non vendiamo i tuoi dati.

• Clerk: autenticazione, account e sessioni di accesso (regione UE).
• Neon: database Postgres gestito in cui sono conservati i tuoi dati, ospitato nell’UE.
• Vercel: hosting dell’applicazione e infrastruttura serverless, nell’UE.
• Cloudflare (R2): archiviazione dei documenti che carichi, nell’UE.
• Anthropic, PBC (Stati Uniti): elaborazione di intelligenza artificiale (categorizzazione, Ask Philini, lettura dei documenti caricati), come descritto sopra. Ad Anthropic arrivano solo i dati che ogni funzione invia, elencati sopra.
• Autorità e consulenti: quando richiesto dalla legge applicabile.

I tuoi dati sono conservati e trattati nell’Unione europea: database (Neon), archiviazione dei documenti (Cloudflare R2), hosting dell’applicazione (Vercel) e autenticazione (Clerk) funzionano in regioni UE. Alcuni di questi fornitori sono società con sede negli Stati Uniti, e le funzioni di intelligenza artificiale inviano i dati descritti sopra ad Anthropic, che li tratta negli Stati Uniti. Quando i dati personali sono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo, ci affidiamo alle garanzie previste dal GDPR, come una decisione di adeguatezza (compreso l’EU-US Data Privacy Framework) o le Clausole contrattuali standard. Puoi chiederci i dettagli a hello@blackbear.so.

I dati sono conservati in un database Postgres gestito (Neon), i documenti caricati in un object storage (Cloudflare R2) e trattati sull’infrastruttura di hosting di Vercel. L’accesso a un workspace è limitato ai suoi membri. Adottiamo misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati da accessi non autorizzati, ma nessun sistema è completamente sicuro.

• Dati dell’account e dei workspace (movimenti, fatture, documenti, profilo fiscale, scenari): conservati finché l’account o il workspace è attivo, e fino a quando li elimini o ce lo chiedi.
• Dopo una richiesta di cancellazione: cancelliamo o anonimizziamo i dati del tuo account entro un tempo ragionevole, salvo che la legge ci imponga di conservarli.
• Email di accesso anticipato: conservate finché non ci chiedi di rimuoverle.
• Log: conservati dai nostri fornitori di hosting per il periodo stabilito dalle rispettive policy.
• Fornitore di IA: Anthropic conserva input e output dell’API per un periodo limitato secondo i propri termini commerciali.

L’archiviazione della scelta sui cookie è descritta sopra. philini non è un archivio legale: conserva copie tue di ogni documento che hai l’obbligo di conservare.

Ai sensi del GDPR puoi chiederci l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o l’opposizione al trattamento e la portabilità, e puoi revocare il consenso in qualsiasi momento. Per esercitare questi diritti scrivi a hello@blackbear.so.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali.

philini non è rivolto a persone di età inferiore a 18 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati personali. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, contattaci e li cancelleremo.

Possiamo aggiornare questa informativa. Modificheremo la data di “Ultimo aggiornamento” e, per le modifiche rilevanti, te lo comunicheremo via email o nel Servizio. Se una modifica riguarda i cookie, ti chiederemo di nuovo la tua scelta.

Domande su questa informativa o sui tuoi dati possono essere inviate a hello@blackbear.so.